ぼんちゃ! ジェノドです。
そろそろ夏に向けて初主催を検討している人も多いはず!
主催で大事なのは、資料作りです!
主催をするにあたって大事なこと
そろそろ夏が近づいてきましたが、夏に初めてのイベント主催を計画している方も多いのではないでしょうか?
主催において何より大事なのは、一緒に集会を盛り上げるスタッフに自分のやりたいことをしっかり伝え、共通認識を持ったうえでイベントを進行していくことです。
そのために必要不可欠なのは、イベントの概要をまとめた資料‼
ツイッターのDMを使って連絡するのでも、十分スタッフとの連携は取れますが、DMで長文を打つと見辛かったり、別の会話で連絡事項が流れてしまったりしますよね💦
そこで今回はジェノド流・イベント資料の作り方を紹介したいと思います!
自画自賛っぽく聞こえてしまいますが、今まで主催イベントで、スタッフをお願いしたメンバーからは、ジェノドの資料は見やすくわかりやすい!と定評をいただいています🎶
きっと役に立つと思いますよ!
どのツールを使って資料を作るべき?
まずは資料作りのオススメツールを紹介します‼
資料作りといえば、エクセルやワードが思い浮かぶかもしれませんが、スマホ一つで簡単に資料作りが出来るツールがオススメです!👍
俺が特にオススメするのは、イベント主催をよく行う方からするとおなじみのツール、Evernoteです‼
アカウント作成は必要ですが、基本無料で使用出来、スマホからも、PCからも資料作りが可能! また、スマホとPCの編集状況も同期されているので、同じ資料を両方から編集することが可能です。
何より、作成した資料のURLをスタッフメンバーに送付するだけで、資料の共有が出来るのが便利な点です。
画像や表も掲載出来、操作も簡単なので、資料作りは慣れてないという方は、これ一択だと思います!👍
他にも、ブログサイトのnoteやGoogleスプレッドシート、画像編集を行って資料を作る等々…。
様々なやり方があります!
基本的には自分のやりやすい・使い慣れたツールで作るのが一番ですが、スタッフが一目でわかるわかりやすさだけは忘れないようにしましょう🎶
資料にはどんなことを書くの?
資料に書くべきことは様々です!
スタッフがより共通認識を持ってイベントに臨むために、書かなければいけない必須事項を紹介します!
イベントの基本情報
基本情報は絶対書かなければならない事ですね!
イベントの日時、場所、サーバー、Twitterでのハッシュタグ等…。
そもそもどんなイベントで、いつ行うのか。これは絶対書くべきです!
というか、資料作るぞ!ってときに書かないわけがないですね😂
ドレスコード
ドレスコードも書いてあげると丁寧です!
そもそもスタッフにお誘いする時点で、『○○がテーマのドレア集会を開催するんだけど、スタッフお願いできない?』と、ドレスコードのことを踏まえたうえでスタッフに誘っているのに、わざわざ書く必要ある?
と思うかもしれませんが、これ書いた方がいいです。
もちろんスタッフが、ドレスコードをすぐに確認できるという利点もあるのですが、スタッフに主催がイメージしているドレスコードが伝わっていないことが極稀にあります。
お菓子系のドレスコードだから、明るく可愛い色が沢山だといいな!と思っていても、ブラックチョコをテーマに頭の先から、つまの先まで全身真っ黒なドレアを作りました!なんてこともあります。
フライヤーに掲載されているスタッフの衣装感を見て、ドレアを考えるお客様もいるので、自分が想定しているドレスコードをより詳細に、スタッフに伝えることは重要です。
ドレスコードは資料に、細かく掲載してあげましょうね👍
当日の流れ
当日の流れも忘れずに書きましょうね‼
何時に会場入りして案内をするのか、何時から何時までが交流タイムなのか…。
その時間帯の細かい指示も添えていると丁寧ですね✨
特に、集合写真の案内時、いつ頃、案内を終えて集合列に合流していいの?というところは、初めてのスタッフさんは混乱しがちなので、そういった指示を書きましょう!
全体のスケジュール
当日の流れは書いても、全体スケジュールを忘れがちな人、多いのではないでしょうか?
イベント当日まで、どういったスケジュール感で動くのか。何日に告知を開始するのか、何日に打ち合わせするのか…。
イベントの予定がいっぱい詰まっているスタッフさんもいるので、全体のスケジュールを書いておくと、打ち合わせ日忘れてて、予定入れちゃいました!なんてことも防げるので、主催も安心です🥰
定型文例
どんな定型文が当日必要なのか。定型文の例も記載するといいと思います!
特に初スタッフがいる場合は、どんな定型文が必要かわからないので、記載してあげるといいでしょう!
より丁寧なのを目指すなら、20文字以内で定型文例を作成して、コピペするだけで使える状態にしておくと、いいと思います!
とはいえ、自分自身がイベント初主催時は、どんな定型文が必要かわからない場合もあると思うので、イベント慣れしたスタッフを一人以上誘って、どんな定型を作るべきかアドバイスをもらうのも大事ですよ✨
まとめ
資料作りの大事さ、どんな資料を作るべきか、なんとなく把握していただけたでしょうか?
……文章だけじゃ伝わりきりませんね!😂
ということで、実際にタイムトラベルドレア集会を題材に、資料を作ってみました!
タイムトラベルドレア集会は、ジェノド&ジュトアの二垢主催(実質個人主催)なので、普段は資料を作りません。が今回は、少し前に開催したタイムトラベルドレア集会in明治大正を題材に、俺が実際に作る資料を再現してみたので、是非参考にしてみてください!
今回はドレア集会の定で記事を書きましたが、ドレアショーやフレームイベント等になってくるとより一層、この資料作りが重要になってきます‼
少々大変ではありますが、主催である限り、スタッフに不便なく仕事をこなしてもらい、イベントを楽しんでもらうための工夫や努力は惜しまずに行きましょう!👍
夏に向けて、色んな方が主催に挑戦してくれることを楽しみにしています🎶
身近に主催に挑戦しようとしている人がいたら、是非ご参考までにこの記事を紹介してあげてください‼